RODO


Szanowni Państwo
W dniu 25 maja 2018 r. weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane potocznie „RODO”, którego celem jest unowocześnienie oraz ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących na terenie całej Unii Europejskiej.
Przepisy rozporządzenia RODO wymagają, aby administrator danych osobowych przekazał osobie, której dane osobowe zbiera i przetwarza pewne istotne informacje związane z tymi procesami.
Wykonując ten obowiązek informacyjny Polska Organizacja Przemysłu i Handlu Naftowego w Warszawie, jako podmiot przetwarzający Państwa dane osobowe pozyskane w trakcie naszej współpracy, poniżej przekazuje informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych:
I. Administrator danych osobowych
1. Administratorem danych jest: Polska Organizacja Przemysłu i Handlu Naftowego w Warszawie ul. Rejtana 17 lok. 36 (POPiHN).
2. Polska Organizacja Przemysłu i Handlu Naftowego w Warszawie nie zatrudnia inspektora ochrony danych. W sprawie przetwarzania danych osobowych można się z nami kontaktować w formie elektronicznej popihn@popihn.pl, oraz tradycyjną pocztą na adres administratora wskazany w pkt 1 powyżej.
II. Kategorie danych, które przetwarzamy:
1. Przetwarzamy dane osobowe obejmujące : imię, nazwisko, stanowisko, e-mail, nr telefonu (stacjonarny i komórkowy), fax oraz dane podmiotu w którym są Państwo zatrudnieni/z którym współpracujecie. W przypadku umów zawieranych z POPiHN dodatkowo przetwarzane będą: adres zamieszkania, nr PESEL oraz inne dane wymagane przepisami prawa dla wykonania i rozliczenia umowy.
2. Nie przetwarzamy żadnych danych zaliczanych do szczególnych kategorii danych (tzw. „danych wrażliwych”), o których mowa w art. 9 RODO
III. W jaki sposób pozyskaliśmy dane osobowe
Dane osobowe pozyskaliśmy w trakcie naszej współpracy przy:
1) zawarciu i wykonywaniu umów i usług świadczonych na rzecz POPiHN,
2) realizacji zadań i celów POPiHN, kiedy dane osobowe zostały przekazane przez Państwa osobiście
IV. Cele przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu wykonywania zadań statutowych Polskiej Organizacji Przemysłu i Handlu Naftowego w Warszawie i zależnie od relacji POPiHN może przetwarzać dane osobowe w celu:
1) nawiązania współpracy, zawarcia umowy;
2) przekazania informacji, materiałów, danych związanych z działalnością POPiHN;
3) działań legislacyjnych, prawnych, informacyjnych dotyczących realizacji zadań i celów POPiHN;
4) informowania Państwa o organizowanych przez nas wydarzeniach branżowych (spotkaniach, konferencjach, szkoleniach);
V. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych przez POPiHN może być:
1) zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO: Możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe na podstawie udzielonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych. W przypadku pozyskiwania danych na podstawie zgody, przysługuje Pani/Panu prawo wycofania zgody w każdym czasie. Wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Może Pani/Pan wycofać zgodę w każdym czasie przesyłając swój wniosek pocztą elektroniczną na adres popihn@popihn.pl lub przesyłką pocztową na adres administratora wskazany w pkt I powyżej.
2) wykonanie i rozliczenie umowy -– art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO: POPiHN może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w związku z realizacją umowy, której jest Pani/Pan stroną, w tym wypełnienia obowiązków rachunkowych i fiskalnych wynikających z przepisów prawa. W przypadku przetwarzania danych w tym celu może nie przysługiwać Pani/Panu prawo do sprzeciwu lub w przypadku jego zgłoszenia, niemożliwa będzie realizacja takiej umowy. Wciąż posiada Pani/Pan prawo dostępu do takich danych ich poprawiania, a także pozostałe uprawnienia, o których mowa poniżej.
3) realizacja prawnie uzasadnionych interesów POPiHN - art. 6 ust. 1 lit. f RODO: POPiHN może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu realizacji uzasadnionych interesów POPiHN, o ile nie przeważają nad nimi Pani/Pana podstawowe prawa i wolności. POPiHN może przetwarzać Pani/Pana dane w celu prowadzenia korespondencji oraz przekazywania informacji o działalności POPiHN, ale również w celu ochrony słusznych interesów POPiHN oraz członków POPiHN.
VI. Odbiorcy danych oraz przekazywanie danych do państw trzecich
1. Państwa dane osobowe możemy udostępniać naszym podwykonawcom, czyli podmiotom, z których usług korzystamy w zakresie naszej działalności. Będą to m.in. firmy IT, hostingowe, organizatorzy konferencji, firmy public relations, biuro rachunkowe - na podstawie odpowiednich umów w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych.
2. Nie przekazujemy Państwa danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
VII. Okres przechowywania danych osobowych
Pozyskane od Państwa dane osobowe POPiHN będzie przechowywała przez okres wynikający z relacji z POPiHN, a także w okresie określonym w przepisach oraz niezbędnym dla do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. POPiHN może przechowywać Pani/Pana dane osobowe w następujących terminach:
1) w okresie do odwołania udzielonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych;
2) w przypadku danych osobowych pozyskanych przy realizacji umowy – przez okres przedawnienia roszczeń dotyczących wykonania umowy, wynikający z przepisów prawa;
3) w przypadku przesyłanych informacji, materiałów, danych związanych z działalnością POPiHN oraz informacji o organizowanych konferencjach, spotkaniach branżowych – do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
4) w pozostałych przypadkach przez okres zatrudnienia Pana/Pani w firmie/organizacji/urzędzie z którym POPiHN współpracował lub kiedy POPiHN sam ustali, że dane osobowe się zdezaktualizowały.
VIII. Uprawnienia w zakresie przetwarzania danych osobowych
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez POPiHN posiada Pani/Pan następujące uprawnienia: prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
Uprawnienia te może Pani/Pan wykonać w następujący sposób:
1) prawo dostępu do danych- będzie Pani/Pan mogła/mógł domagać się informacji o tym, jakie dane osobowe przetwarza POPiHN, w tym otrzymania kopii swoich danych osobowych przetwarzanych przez POPiHN;
2) prawo do sprostowania danych: będzie Pani/Pan mogła/mógł domagać się poprawienia Pani/Pana danych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia danych, które są niekompletne;
3) prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym): będzie Pani/Pan mogła/mógł domagać się od POPiHN usunięcia wszystkich swoich danych w przypadku kiedy nie są już niezbędne do celów dla jakich zostały zebrane, w razie cofnięcia zgody na ich przetwarzanie lub gdy Pani/Pana dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.
Nie będzie Pani/Pan mogła skorzystać z uprawnienia do usunięcia danych, gdy ich przetwarzanie przez POPiHN wynika z realizacji przepisów prawa.
4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych: w przypadku kiedy
 zauważy Pani/Pan, że dane są nieprawidłowe może Pani/Pan żądać ograniczenia przetwarzania danych, na okres pozwalający POPiHN sprawdzić prawidłowość tych danych;
 Pani/Pana dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będzie Pan/Pani chciał/a, aby zostały usunięte;
 Pani/Pana dane nie będą już potrzebne POPiHN, ale mogą być potrzebne Pani/Panu do obrony lub dochodzenia roszczeń;
 Pani/Pan wniesie sprzeciw wobec przetwarzania danych;
5) prawo do sprzeciwu - będzie Pani/Pan mogła/mógł w dowolnym momencie domagać się wstrzymania przetwarzania Pani/Pana danych przez POPiHN z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją w wypadku, w którym Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do celów wynikających prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez POPiHN, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO. W takim wypadku POPiHN przestanie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe, chyba że będą istnieć ważne prawnie i uzasadnione podstawy do ich przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw można wnieść w dowolnej formie do POPiHN, w tym pocztą elektroniczną na adres: popihn@popihn.pl.
6) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - w razie podejrzenia naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (np. gdy uważa Pani/Pan, że POPiHN podczas przetwarzania Pani/Pana danych osobowych narusza Pani/Pana prawa albo ich nie wykonuje) przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
IX. Informacja o dobrowolności podania danych
Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w niektórych przypadkach (np. zawarcie i wykonanie umowy) obowiązek podania danych osobowych może wynikać z przepisów prawa.
Konsekwencją wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych będzie brak możliwości przesyłania Państwu informacji, danych, materiałów, zawiadamiania o organizowanych przez POPiHN branżowych wydarzeniach (konferencje, spotkania).
X. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany ani też profilowane